Duplikate in Microsoft Outlook

Sie haben doch nichts Schlimmes gemacht, aber plötzlich sehen Sie alles doppelt - alle Outlook-Elemente sind doppelt, oder gar dreifach oder gar mehrfach da.

Das Problem mit Duplikaten ist wohl das am öftesten auftretende Problem in Outlook. Inzwischen gibt es auch etliche Tools die Outlook-Duplikate effektiv beseitigen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen erklären, wie die Outlook-Duplikate zustande kommen, und wie Sie dieses Problem in Zukunft vermeiden können.

Es gibt also verschiedene Gründe für Duplikate:

• Outlook Regeln
• Wiederherstellung eines Outlook Profils
• Outlook Synchronisierung
• Antiviren-Programme und Firewalls
• Tools zum Entfernen von Duplikaten

Outlook Regeln

Regeln, insbesondere die Regeln „in den Ordner verschieben“, ist der einfachste Weg sich E-Mail-Duplikate einzufangen. Entspricht eine Mail mehreren Bedingungen, werden alle entsprechenden Regeln angewendet. Ein einfaches Beispiel für zwei Regeln, durch die, doppelte E-Mails entstehen:

Angenommen, Sie haben zwei Regeln erstellt:

1. Nach Erhalt einer Nachricht
   die von Nikolai Shulgin kommt
   diese in den Zielordner verschieben
2. Nach Erhalt einer Nachricht
   mit Bundesliga im Betreff
   diese in den Zielordner verschieben

Nun, stellen Sie sich vor, sie erhalten von mir (Nikolai Shulgin) eine E-Mail mit dem Wort “Bundesliga” in der Betreffzeile. In diesem Fall werden beide Regeln angewendet, und Sie haben ein E-Mail-Duplikat.

Wie können Sie das vermeiden?

Behalten Sie Überblick über alle Outlook-Regeln, die Sie erstellen ;-) Außerdem ist es evtl. empfehlenswert, der Regel die Aktion „Keine weiteren Regeln anwenden“ hinzuzufügen. Dadurch werden keine weiteren Regeln an eine E-Mail angewendet, wenn die erste Regel „greift“.

Wiederherstellung eines Outlook Profils

Angenommen, Sie müssen ein neues Outlook Profil erstellen, weil Ihr Konto beschädigt wurde, oder Sie Ihr PC neu installieren und Outlook wieder konfigurieren. Falls Sie Ihr Outlook ursprünglich so eingestellt haben, dass die Kopie der Nachricht auf dem Server belassen wird (POP3 Accounts), wird Outlook alle E-Mails noch mal von dem Server abholen, selbst wenn Sie sie mit dem „alten“ Profil bereits empfangen haben. Dies passiert, weil das neu erstellte Profil „nicht weiß“, dass diese Nachrichten von einem anderen Profil bereits empfangen wurden. Das bedeutet, dass wenn Sie Ihr E-Mail-Konto wiederherstellen und bei der Einstellung die alte PST-Datei als Standard Speicherort angeben, erhalten Sie Duplikate für alle E-Mails die bereits empfangen wurden und immer noch auf dem Server sind.

Wie können Sie solche Duplikate vermeiden?

Starten Sie Ihr Outlook mindestens ein Mal mit einer zusätzlichen leeren PST-Datei, bevor Sie die alte PST-Datei anbinden und alten Standard Speicherort konfigurieren. Dadurch holen Sie alle E-Mails mit der neuen (leeren) PST-Datei ab.

Vorgehensweise für Outlook 2002/XP und Outlook 2003:

• Öffnen Sie die Original PST-Datei: Datei – Öffnen – Outlook-Datendatei... und verschieben Sie alle neu empfangen E-Mails in diese leere PST-Datei.
• Schießen Sie Outlook und gehen Sie in Systemsteuerung – Mail – E-Mail-Konten – Weiter – jetzt können Sie die Original PST-Datei als Standard Speicherort (Neue Nachrichten übermitteln an) definieren. Klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Datendateien... und löschen Sie die andere "leere" PST-Datei. Bitte beachten Sie, dass jetzt die Verbindung zu dieser Datei zwar gelöscht, die Datei selbst aber immerhin auf Ihrem Rechner existiert. Um den Speicherplatz freizugeben, löschen Sie diese Datei unwiderruflich.

Vorgehensweise für Outlook 2007:

• Öffnen Sie die Original PST-Datei: Datei – Öffnen – Outlook-Datendatei... und verschieben Sie alle neu empfangen E-Mails in diese leere PST-Datei.
• Schießen Sie Outlook und gehen Sie in Systemsteuerung – Mail – E-Mail-Konten – Tab Datendateien. Wählen Sie jetzt die Original PST-Datei und klicken Sie auf als Standard festlegen.
• Wählen Sie die andere "leere" PST-Datein und klicken auf Entfernen. Bitte beachten Sie, dass jetzt die Verbindung zu dieser Datei zwar gelöscht, die Datei selbst aber immerhin auf Ihrem Rechner existiert. Um den Speicherplatz freizugeben, löschen Sie diese Datei unwiderruflich.

Outlook Synchronisierung

Mit Hilfe verschiedener Synchronisierungstools können Sie Ihr Outlook und Ihr Handy, PDA, etc. abgleichen und somit alle Kontakte und andere Daten aktuell halten. Abhängig von der Software, die Sie verwenden, die Sie für die Outlook Synchronisierung verwenden, kann es vorkommen, dass Sie auf einmal einiges an Duplikaten oder „ähnlichen“ Kontakten haben. So habe ich zum Beispiel die meisten Kontakte im Handy mit Vornamen gespeichert, im Outlook wiederum nach dem vollen Namen. So habe ich beispielsweise „!Kristina“ im Handy (Ausrufezeichen, damit sie immer als Erste angezeigt wird) und „Kristina Schulgin“ in Outlook (Liebe Grüße an meine Frau an dieser Stelle :-) ). Falls ich jetzt mein Handy mit meinem Outlook synchronisieren würde, hätte ich beide Kontakte vorhanden – sowohl „!Kristina“ als auch „Kristina Schulgin“ – die Software kann ja nicht wissen, dass das im echten Leben die gleiche Person ist.

Wie können Sie das vermeiden?

Bringen Ordnung in Ihre Kontakte, speichern Sie alle Kontakte in einer einheitlichen Form – anders können Sie solche „Duplikate“ (die rein technisch gesehen ja keine Duplikate sind) GAR NICHT vermeiden ;-)

Tipp: Bevor Sie mit der Outlook-Synchronisierung beginnen, erstellen Sie eine Backup-Kopie Ihrer PST-Datei.

Antiviren- und Firewall-Programme

Ein weiterer Grund für Duplikate in Outlook sind die Antiviren-Programme und Firewalls, die in Outlook integriert sind, oder zu streng eingestellt sind. Um dies zu verstehen, erklären wir Ihnen, was beim E-Mail-Empfang eigentlich passiert (ohne Antivirus- und Firewall-Software):

Wenn Outlook das Senden/Empfangen Prozess (Vorgang) ausführt, stellt das Programm die Verbingung zum Mailserver und fragt den Server, welche Nachrichten momentan auf Lager sind. Der Mailserver antwortet in Form einer Liste und Outlook überprüft diese Liste, ob er die Mails bereits downloadet hat. Wenn das der Fall ist, schließt Outlook die Verbindung zum Mailserver. Falls das allerdings nicht der Fall ist, sendet Outlook eine Anfrage mit allen neuen E-Mails an den Mailserver. Nachdem alle Nachrichten empfangen sind, schließt Outlook die Verbindung zum Mail-Server und aktualisiert seine eigene Liste der empfangenen E-Mails.

Oben haben wir das perfekte Senden/Empfangen Prozess vorgestellt. Falls die Verbindung aus irgendeinem Grund unerwartet unterbrochen wird, kann Outlook die Verbindung zum Mailserver nicht ordentlich schließen. Dadurch wird Outlook seine Liste der empfangenen E-Mails nicht aktualisieren, obwohl einige Mails doch abgeholt wurden. Das bedeutet, dass beim nächsten Senden/Empfangen Vorgang prüft Outlook die neuen Mails mit der nicht aktuellen Liste und holt somit die E-Mails ab, die er beim nächsten Mal bereits abgeholt hat.

Und hier kommen Antivirus- und Firewall-Programme ins Spiel. Die exakte Methode hängt von der Weise ab, wie genau der Virusscanner arbeitet, doch grundsätzlich ist es so, dass Antivirus in Senden/Empfangen-Prozess integriert wird. So, wenn Outlook sein Senden/Empfangen-Prozess ausführt, „denkt“ er zwar, dass er die Anfrage an den Mailserver sendet, tatsächlich aber kommuniziert er mit dem Antivirus. Somit ist das Antivirus-Programm für die funktionierende Verbindung zuständig: Verbindung herstellen, Liste der E-Mails abfragen, Timeouts verwalten, etc., und schließlich die Verbindung schließen und das dem Outlook mitteilen. Natürlich kann das Zusammenspiel von Outlook und Antivirus eine ganze Weile gut gehen. Doch beachten Sie, dass Sie durch die Integration des Antivirus in Outlook eine zusätzliche Schwachstelle in den Senden/Empfangen-Prozess hinzufügen.

Wie können Sie das vermeiden?

Wir raten Ihnen davon ab, Ihre Antivirus-Software in Microsoft Outlook zu integrieren. Sie müssen verstehen, dass die Integration keine Erhöhung der Sicherheit bedeutet im Vergleich zu dem wenn Ihr Antivirus einfach im hintergrund läuft. Standardsicherheitseinstellungen von Outlook und ein aktueller Virusscanner sind ausreichend für Ihre Sicherheit. Lesen Sie in der Dokumentation zu Ihrem Antivirus-Programm, wie Sie die die Integration mit Outlook abstellen können.

Jetzt, wo Sie Vorstellung haben, wie ein Senden/Empfangen-Prozess abläuft, können Sie sich sicher vorstellen, dass ein zu streng eingestellter Firewall die Verbindung ständig unterbrechen kann, und Outlook dadurch keine Möglichkeit bekommt seine lokale Liste der empfangenen E-Mails zu aktualisieren. Versuchen Sie Ihr Firewall-Programm abzuschalten und warten Sie zwei Senden/Empfangen-Vorgänge ab. Wenn der zweite Vorgang keine Duplikate verursacht hat, dann liegt es tatsächlich an Ihrem Firewall. Lesen Sie in der Dokumentation zu Ihrem Firewall-Programm, wie Sie es für die Arbeit mit Ihrem Outlook richtig einstellen.

Tools zum Entfernen von Duplikaten in Microsoft Outlook:

Eine wichtige Anmerkung vorneweg: Sie müssen immer bedenken, dass bei der Entfernung von Duplikaten bestimmte Datensätze zwangsläufig gelöscht werden – ob diese Daten dann lästige Duplikate sind, oder doch wichtige Geschäftstermine, hängt von der Qualität der gewählten Software ab. Deswegen ist es, speziell beim Entfernen von Duplikaten, sehr empfehlenswert, sich für die Lösung eines etablierten Anbieters zu entscheiden.

Daher empfehlen wir hier nur die besten Tools, die wir selbst ausgiebig getestet haben.

	Duplicates Manager für Outlook Das Tool findet und löscht Duplikate in Ihren Outlook-Ordnern: egal ob Sie die E-Mails, Kontakte, Kalender- und Journaleinträge, etc. doppelt haben, alle Elemente werden bearbeitet.
	Duplicate Email Remover Plugin für Outlook, das genau diese Aufgabe erledigt - E-Mail-Duplikate finden und löschen.
	Duplicates Remover for Outlook Das Plugin löscht doppelte Kalender- und Journaleinträge, Kontakte, Aufgaben und Notizen in Outlook

Kennen Sie eine andere „Duplikaten-Quelle“, oder ein weiteres Tool für die Entfernung von Duplikaten in Outlook, das in diesem Artikel erwähnt werden sollte? – Bitte schreiben Sie an mich: nikolai@siocube.com. Danke im Voraus :-) !

Dieser Artikel ist eine freie Übersetzung des Artikels "Duplicate E-Mails" von Robert Sparnaaij mit eigenen Ergänzungen.