[Case Study] Microsoft Outlook vernetzen ohne Exchange Server

Dieser Artikel wird noch ergänzt.

Einführung

Eine wichtige Info vorneweg: Man kann über die Firma Microsoft geteilter Meinung sein, aber ein besseres Organizer-Programm als Microsoft Outlook gibt es definitiv nicht! ;-)

Da nun ein "allein stehendes" Microsoft Outlook bei weitem nicht seine vollen Möglichkeiten ausschöpft, zeigen wir Ihnen am Beispiel unserer 5-Mann-Firma SIOCube.Com, wie Sie die Outlooks in Ihrem Büro ohne Aufwand und ohne Microsoft Exchange Server vernetzen können.

Teamarbeit in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook kann aber noch so gut sein, seine vollen Möglichkeiten lern man erst kennen, wenn man es richtig vernetzt. Gemeinsam E-Mails zu beantworten, Aufgagen zu erledigen, Kontakte zu verwalten, gemeinsame Termine in Kalender einzutragen. Diese Funktionen bieten Ihnen alle Möglichkeiten zur Organisation einer gemeinsamen Teamarbeit in Ihrem Büro.

Unsere Anforderungen

• Gemeinsame E-Mail-Ordner
  Zusätzlich zu der eigenen E-Mail-Adresse jedes Team-Mitglieds haben wir eine Adresse siocube@siocube.com, an die wir Anfragen unserer Kunden erhalten, die nicht genau wissen, an welchen Ansprechpartner sie sich wenden sollen. Jeder Kollege soll dieses Postfach überprüfen und „seine“ E-Mails beantworten können. Dabei soll für alle Kollegen sichtbar sein, welche E-Mails bereits bearbeitet sind, und welche nicht.
  
  Darüber hinaus haben wir eine Support-Abteilung, in der zwei Mitarbeiter u. a. den Postfach support@siocube.com bearbeiten. Zusätzlich muss der Chef die E-Mails lesen und den Status (Gelesen, Beantwortet, Weitergeleitet) sehen können.
• Gemeinsame Kalender
  Durch unsere Website SportsInOutlook.Com benötigen wir eine ganze Reihe gemeinsamer Kalender. Zusätzlich sollen in einem Kalender alle wichtigen firmeninternen Termine gespeichert werden. Alle Mitarbeiter sollen Termine eintragen können, aber nur der Chef darf sie entfernen.
• Gemeinsame Kontakte
  Kontakte aller wichtigen Ansprechpartner sollen in einem gemeinsamen Ordner gespeichert werden, damit jeder der Mitarbeiter im Notfall ein Problem lösen kann und nicht auf den zuständigen Kollegen warten muss.
• Gemeinsame Aufgaben und Notizen
  Gemeinsame Aufgaben und Notizen werden von unserer Firma momentan nicht benötigt, aber einen gemeinsamen Notizordner kann man sehr nützlich als eine firmeninterne Pinwand verwenden.

Warum kein Small Business Server?

(Wenn Sie sich bereits gegen den Small Business Server entschieden haben, können Sie diesen Abschnitt überspringen)

Dass ein Exchange Server für Heimbüros und kleine Unternehmen viel zu teuer ist, weiß Microsoft selbst, deswegen bietet es kleinen Unternehmen den Windows Small Business Server an.

Small Business Server ist ein Netzwerkbetriebssystem, das neben Microsoft Windows Server und anderen Produkten eben Microsoft Exchange Server enthält, mit dem die Outlooks „eigentlich“ vernetzt werden.

• Hohe Anschaffungskosten
  Die Grundlizenz von SBS kostet etwa 1.500 € (bei Amazon) und beinhaltet fünf CALs (Client Access License). Das bedeutet, dass fünf Benutzer Zugriff auf Small Business Server haben. Möchte man mehr Anwender vernetzten muss man die CALs für etwa 280 € für 5 CALs (bei Amazon) dazukaufen.
• Zusätzliche Implementierungs- und Administrierungskosten
  Um Ihre Outlooks zu vernetzen müssen Sie aus dem Lieferumfang von Small Business Server zumindest den Microsoft Windows Server und Microsoft Exchange Server installieren. Da die Einstellung dieser Programme nicht ganz so einfach ist, muss von einem erfahrenen Systemadministrator durchgeführt werden. Hat man einen solchen IT-Fachmann nicht in der Firma, muss man auf die Dienstleitung Dritter zugreifen. Und die kostet zusätzlich. Dabei sollte man natürlich auch nicht vergessen, dass zusätzliche Kosten jedes Mal anfallen, wenn etwas nicht läuft und der Fachmann herbestellt werden muss.
• Zusätzliche Hardwarekosten
  Windows Small Business Server muss auf einem eigenen Servercomputer installiert werden, und die Anforderungen an diesen Computer fallen nicht gerade klein aus: Empfohlener Prozessor: 2 GHz oder schneller; Mindestspeicher: 4 GB RAM; Freier Festplattenplatz: 60 GB.

Alles in allem hätte die Implementierung des Small Business Server in unserer 5-Mann-Firma etwa 2.500 € gekostet. Etwas zu viel für gemeinsame E-Mails, Kontakte und Kalender, nicht wahr?

PST File Sharing: Outlook vernetzen ohne Exchange Server

Wie kann man also in einem Heimbüro oder in einer kleinen Firma Microsoft Outlook vernetzen ohne den Einsatz des kostspieligen Microsoft Exchange Server?

Die Lösung ist ganz einfach: PST File Sharing. Dabei wird auf einem Rechner in Ihrem Netzwerk eine (bei Bedarf auch mehrere) Outlook-Datendatei (.pst) angelegt, auf die mehrere Outlooks zugreifen können.

Dadurch, dass es keine Synchronisation zwischen mehreren Outlooks ist, sondern alle Outlook auf eine zentrale Outlook-Datendatei zugreifen, verhalten sich alle Öffentlichen Ordner, genauso wie bei Exchange Server: Alle Änderungen und Neueinträge sind in Echtzeit in allen Outlooks sichtbar.

MAPILab Groupware Server

MAPILab Groupware Server ist eine Software, die es Ihnen ermöglicht, Outlook-Ordner gemeinsam mit Ihren Kollegen zu nutzen ohne den Einsatz eines kostspieligen Microsoft Exchange Server.

Somit haben wir durch den Einsatz von MAPILab Groupware Server

Warum MAPILab Groupware Server?

Für unsere Anforderungen haben alle vier verglichene Groupware Lösungen die gleiche sehr gute Funktionalität geboten, so konnten wir rein nach den Preis entscheiden:

• niedrige Anschaffungskosten
  Abgesehen von Windows Small Business Server ist MAPILab Groupware Server günstiger als alle gängigen Lösungen auf dem Markt. Kleine Vergleichstabelle:

  Groupware Lösung	Serverteil + 5 CALs
  MAPILab Groupware Server	220,00 €
  OLfolders	315,49 €
  OLXTeamOutlook	399,00 €
  Public Share Folder	460,00 €
  Windows SBS	ca. 1.500,00 €

• keine zusätzlichen Implementierungs- und Administrierungskosten
  MAPILab Groupware Server kann von jedem Anwender ohne speziellen PC- oder Outlook-Kenntnisse installiert und administriert werden.
• keine zusätzlichen Hardwarekosten
  MAPILab Groupware Server benötigt keinen dezidierten Server. Das Serverteil kann auf jedem beliebigen Rechner im Netzwerk installiert werden.

FAZIT: Für nur 220 Euro haben wir als eine 5 Mann Firma eine fertige Groupware Lösung bekommen. Wir haben mit eigenen Kräften ohne Einsatz von IT-Fachleuten unsere Outlooks entsprechend unseren unseren Anforderungen vernetzt. Das System läuft seit einigen Monaten stabil. Kleine Änderungen (neue Rechtevergabe, Hinzufügen neuer Anwender, etc.) wurden ohne Hinzuziehen von IT-Fachleuten oder Hersteller-Support erledigt.

Fragen? – Bitte schreiben Sie direkt an Nikolai Schulgin (nikolai@siocube.com)